Privacy Policy for the Protection of Personal Information

Communist Party of Canada
Effective Date: September 18, 2026

The following privacy policy was adopted by the Communist Party of Canada (CPC) on June 28, 2019, and has been updated as of September 18, 2026 to comply with the Canada Elections Act, as amended by Bill C-25. This policy ensures personal data is protected and describes the specific obligations of the Party regarding the handling of personal information.

The Party protects personal information under its control through physical, organizational, and technological security safeguards. The level of protection provided is proportionate to the sensitivity of the personal information.

1. Designated Privacy Officer

Pursuant to the Canada Elections Act, the Communist Party of Canada designates the following individual as its Privacy Officer, responsible for overseeing compliance with this policy:

  • Name: Manden Murphy
  • Title: Privacy Officer
  • Email: centre@cpc-pcc.ca

The Privacy Officer is responsible for:

  • Ensuring the Party adheres to the principles and procedures outlined in this policy.
  • Responding to inquiries and concerns regarding the protection of personal information.
  • Certifying to Elections Canada that the Party complies with this privacy policy.
  • Attending at least one meeting per calendar year relating to the protection of personal information held by the Chief Electoral Officer, or sending a delegate to attend.

2. Types of Personal Information Collected by the CPC

  • The annual list of electors from Elections Canada.
  • Membership data: residence, contact information, and donation history.
  • Data from inquiries about the Party: residence, contact information, and communication preferences.
  • Data from donors: residence, contact information, donation amounts, and dates.

3. Measures Taken to Protect Personal Information

  • Access to Party databases is restricted to members of the Central Committee and authorized staff under the supervision of the Privacy Officer.
  • The main database is only accessible in the central office and is not hosted on the internet.
  • A secondary database is password protected and encrypted. Access is restricted to Party members’ specific areas of work and is managed through role-based permissions (e.g., a local organizer only has access to a local list; a financial officer only has access to donation records).
  • The list of electors is used in compliance with the Canada Elections Act for no other purpose than to communicate with electors or as explicitly permitted by law.

4. How the Party Carries Out Its Activities in Relation to Personal Information

The Party uses personal information strictly for the purposes of political engagement and regulatory compliance. The following examples illustrate how we carry out these activities:

  • Fundraising Appeals: An authorized staff member extracts a list of members and past donors from the database specifically to mail a fundraising letter or send an email appeal.
  • Electoral Communication: Using the list of electors provided by Elections Canada, a local campaign organizer may cross-reference this list with the Party’s membership data to identify supporters in a specific electoral district.
  • Information Sharing with Provincial/Local Bodies: When a provincial section or local club is organizing an event, the central office may provide contact information (names and postal codes/addresses) of members residing in that specific geographic area.
  • Third-Party Protection: Before transferring any personal information to a provincial section or local club, the Party will ensure by contract or otherwise that the recipient provides a level of protection equivalent to that required of the Party under this policy.

5. Permitted Uses of Personal Information

The use of personal information is restricted to:

  • Fundraising appeals through mail or email.
  • Invitations to events or political actions.
  • Sending out electoral or issue-specific campaign information.
  • Sharing information about a city or province with a local organizer or provincial party only for the purposes of Party activities in that region.
  • Cross-referencing data on the list of electors to communicate with an elector if their information is correct.

The Party does not sell, rent, or trade personal information to any groups or individuals.

6. Prohibited Practices

The Party, and any person or entity acting on its behalf—including candidates, electoral district associations, officers, agents, employees, volunteers, and representatives—is prohibited from:

  • Providing false or misleading information to individuals about the purposes for which the Party collects personal information;
  • Selling personal information under the Party’s control; or
  • Disclosing personal information under the Party’s control to the public for the purpose of causing harm.

7. Training Provided to Employees and Volunteers

The Party recognizes that the protection of personal information depends on the conduct of its people. The following training is provided to any employee or volunteer who may access personal information:

  • Mandatory Orientation: All new employees and volunteers who will handle personal information (including membership lists or elector data) are trained on proper use of the database and instructed to keep the information private.
  • Training Content: Training includes:
    • An explanation of the legal requirements under the Canada Elections Act.
    • A review of this Privacy Policy.
    • Practical instruction on the secure use of the database (e.g., not leaving screens unlocked, not downloading lists to personal devices, secure disposal of paper lists).
    • Instruction to keep any information obtained private and confidential.
  • Refresher Training: The Party will provide annual updates to all relevant staff and volunteers regarding any changes to this policy or relevant legislation.

8. Online Activity Information

Personal information is not collected through the use of cookie files or social media monitoring except in the case of email sign-ups for online newsletters and RSS feeds from websites.

9. Breach Response and Notification

In the event of a loss of, unauthorized access to, or unauthorized disclosure of personal information under the Party’s control, the Party will take appropriate steps to contain the breach. If it is reasonable in the circumstances to believe that the breach creates a real risk of significant harm to an affected individual, the Party will inform that individual as soon as feasible.

10. Inquiries and Language

For any concerns regarding the Party’s policy for the protection of personal data, please contact the Privacy Officer:

Manden Murphy
Email: centre@cpc-pcc.ca

This policy is published by the Communist Party of Canada in both official languages (English and French) and has been drafted in plain language to ensure accessibility.

This policy has been submitted to Elections Canada as required by the Canada Elections Act.

Politique de confidentialité relative à la protection des renseignements personnels

Parti communiste du Canada
Date d’entrée en vigueur : 18 septembre 2026

La politique de confidentialité suivante a été adoptée par le Parti communiste du Canada (PCC) le 28 juin 2019 et a été mise à jour le 18 septembre 2026 afin de se conformer à la Loi électorale du Canada, telle que modifiée par le projet de loi C-25. La présente politique garantit la protection des données personnelles et décrit les obligations spécifiques du Parti en matière de traitement des renseignements personnels.

Le Parti protège les renseignements personnels sous son contrôle au moyen de mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques. Le niveau de protection offert est proportionnel au caractère sensible des renseignements personnels.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi électorale du Canada, le Parti communiste du Canada désigne la personne suivante comme responsable de la protection des renseignements personnels, chargée de veiller au respect de la présente politique :

  • Nom : Manden Murphy
  • Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels
  • Courriel : centre@cpc-pcc.ca

Le responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de :

  • Veiller à ce que le Parti respecte les principes et les procédures énoncés dans la présente politique.
  • Répondre aux demandes de renseignements et aux préoccupations concernant la protection des renseignements personnels.
  • Attester auprès d’Élections Canada que le Parti se conforme à la présente politique de protection des renseignements personnels.
  • Assister à au moins une réunion par année civile organisée par le directeur général des élections sur la protection des renseignements personnels, ou y envoyer un délégué.

2. Types de renseignements personnels recueillis par le PCC

  • La liste électorale annuelle fournie par Élections Canada.
  • Données sur les membres : lieu de résidence, coordonnées et historique des dons.
  • Données issues des demandes de renseignements sur le Parti : lieu de résidence, coordonnées et préférences en matière de communication.
  • Données des donateurs : lieu de résidence, coordonnées, montants des dons et dates.

3. Mesures prises pour protéger les renseignements personnels

  • L’accès aux bases de données du Parti est limité aux membres du Comité central et au personnel autorisé, sous la supervision du responsable de la protection des renseignements personnels.
  • La base de données principale n’est accessible qu’au bureau central et n’est pas hébergée sur Internet.
  • Une base de données secondaire est protégée par mot de passe et chiffrée. L’accès est limité aux domaines de travail spécifiques des membres du Parti et est géré au moyen d’autorisations fondées sur les rôles. Par exemple, un organisateur local n’a accès qu’à une liste locale, et un responsable des finances n’a accès qu’aux registres des dons.
  • La liste électorale est utilisée conformément à la Loi électorale du Canada, à aucune autre fin que celle de communiquer avec les électeurs ou dans les cas expressément autorisés par la loi.

4. Comment le Parti mène ses activités en matière de renseignements personnels

Le Parti utilise les renseignements personnels strictement à des fins d’engagement politique et de conformité réglementaire. Les exemples suivants illustrent la manière dont nous menons ces activités :

  • Sollicitation de fonds : Un membre du personnel autorisé extrait de la base de données une liste de membres et d’anciens donateurs dans le but précis d’envoyer une lettre de collecte de fonds par la poste ou une sollicitation par courriel.
  • Communications électorales : À l’aide de la liste électorale fournie par Élections Canada, un organisateur de campagne local peut recouper cette liste avec les données d’adhésion du Parti afin d’identifier les partisans dans une circonscription électorale donnée.
  • Partage d’information avec des instances provinciales ou locales : Lorsqu’une section provinciale ou un club local organise un événement, le bureau central peut fournir des renseignements de contact, tels que les noms et les codes postaux ou les adresses, des membres résidant dans cette zone géographique précise.
  • Protection lors du transfert à des tiers : Avant de transférer des renseignements personnels à une section provinciale ou à un club local, le Parti s’assurera, par contrat ou par tout autre moyen, que le destinataire offre un niveau de protection équivalent à celui exigé du Parti en vertu de la présente politique.

5. Utilisations autorisées des renseignements personnels

L’utilisation des renseignements personnels est limitée à :

  • Les sollicitations de fonds par la poste ou par courriel.
  • Les invitations à des événements ou à des actions politiques.
  • L’envoi d’information électorale ou relative à des campagnes sur des enjeux précis.
  • Le partage d’information concernant une ville ou une province avec un organisateur local ou le parti provincial, uniquement aux fins des activités du Parti dans cette région.
  • Le recoupement des données de la liste électorale afin de communiquer avec un électeur si ses renseignements sont exacts.

Le Parti ne vend, ne loue ni n’échange de renseignements personnels avec quelque groupe ou individu que ce soit.

6. Pratiques interdites

Il est interdit au Parti, ainsi qu’à toute personne ou entité agissant en son nom, y compris les candidats, les associations de circonscription, les dirigeants, les mandataires, les employés, les bénévoles et les représentants :

  • De fournir des renseignements faux ou trompeurs aux personnes quant aux fins pour lesquelles le Parti recueille des renseignements personnels.
  • De vendre des renseignements personnels sous le contrôle du Parti.
  • De divulguer au public des renseignements personnels sous le contrôle du Parti dans le but de causer un préjudice.

7. Formation offerte aux employés et aux bénévoles

Le Parti reconnaît que la protection des renseignements personnels dépend du comportement de son personnel. La formation suivante est offerte à tout employé ou bénévole susceptible d’avoir accès à des renseignements personnels :

  • Orientation obligatoire : Tous les nouveaux employés et bénévoles qui traiteront des renseignements personnels, y compris les listes de membres ou les données électorales, reçoivent une formation sur l’utilisation appropriée de la base de données et sont tenus de préserver la confidentialité de ces renseignements.
  • Contenu de la formation : La formation comprend :
    • Une explication des exigences légales prévues par la Loi électorale du Canada.
    • Un examen de la présente Politique de protection des renseignements personnels.
    • Des consignes pratiques sur l’utilisation sécuritaire de la base de données, notamment : ne pas laisser les écrans déverrouillés, ne pas télécharger de listes sur des appareils personnels et éliminer de manière sécuritaire les listes papier.
    • Des consignes visant à préserver la confidentialité de toute information obtenue.
  • Formation de mise à jour : Le Parti offrira chaque année une mise à jour à l’ensemble du personnel et des bénévoles concernés concernant toute modification apportée à la présente politique ou à la législation pertinente.

8. Renseignements sur les activités en ligne

Aucun renseignement personnel n’est recueilli au moyen de témoins (cookies) ou de surveillance des médias sociaux, sauf dans le cas des inscriptions par courriel aux bulletins d’information en ligne et aux flux RSS des sites Web.

9. Réponse aux atteintes et notification

En cas de perte, d’accès non autorisé ou de divulgation non autorisée de renseignements personnels sous le contrôle du Parti, celui-ci prendra les mesures appropriées pour contenir l’atteinte. S’il est raisonnable, compte tenu des circonstances, de croire que l’atteinte crée un risque réel de préjudice important pour une personne concernée, le Parti informera cette personne dès que possible.

10. Demandes de renseignements et langue

Pour toute question concernant la politique du Parti en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels :

Manden Murphy
Courriel : centre@cpc-pcc.ca

La présente politique est publiée par le Parti communiste du Canada dans les deux langues officielles, l’anglais et le français, et a été rédigée en langage clair afin d’en assurer l’accessibilité.

La présente politique a été soumise à Élections Canada, conformément à la Loi électorale du Canada.